Externe vertrouwenspersoon

---

Ringoir & Associates fungeert als gespecialiseerde externe vertrouwenspersoon. Organiseer uw aanspreekpunt voor psychosociale problemen en/of grensoverschrijdend gedrag op een vertrouwelijke en toegankelijke manier.

Werking

U betaalt een vaste jaarlijkse bijdrage naargelang het aantal medewerkers (arbeiders, bedienden, freelancers, directieleden, vrijwilligers,..) uw organisatie telt.

Met het basisabonnement heeft u voor uw medewerkers altijd een vertrouwenspersoon beschikbaar. Bij ongewenst gedrag zoals agressiviteit, pestgedrag, of andere incidenten kan uw medewerker in vertrouwen met een externe vertrouwenspersoon bellen (telefoon/videochat). In ons basisabonnement zit het volgende inbegrepen:

✓ Informatiesessie aan de directie: uitleg over de laatste regelgeving en de rol van ons als vertrouwenspersoon.

✓ Voorlichtingsmateriaal voor het personeel: we bezorgen folders en posters om kenbaar te maken wie de vertrouwenspersoon is.

✓ Altijd iemand stand-by: wij zijn altijd bereikbaar voor u en uw medewerkers. Geen melding = geen kosten.

✓ Gratis spreekuur: afhankelijk van de gekozen formule (zie hieronder) heeft uw abonnement 1, 2 of 3 gratis spreekuren op jaarbasis. Indien bijkomende prestaties noodzakelijk zijn, worden deze na uw goedkeuring gefactureerd.

Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?

Als bedrijfsleider heeft u graag controle op alle factoren die een invloed hebben op uw zakencijfer. Met een externe vertrouwenspersoon bespaart u personeels- en opleidingskosten uit. U behoudt flexibiliteit en hoeft geen interne medewerkers een dure opleiding te laten volgen.

Daarnaast belast u uw interne medewerkers niet met psychosociale thema’s die niet bij hun functie horen. Zo kunnen uw medewerkers zich focussen op wat voor u en hen belangrijk is.

Alle meldingen en dossiers worden uiterst discreet behandeld. Gevoelige zaken die uw bedrijf kunnen schaden laat u liever in veilige handen, toch? Wij zoeken met elke betrokken partij naar oplossingen en bemiddelen waar nodig.

Wij adviseren u en uw bedrijfsleiding over HR-thema’s en de preventie van grensoverschrijdend gedrag.

Tenslotte krijgt u een jaarlijkse geanonimiseerde rapportage van onze werkzaamheden. Dit jaarverslag kan u opnemen in uw personeelsadministratie.

---

Wat is een vertrouwenspersoon?

De interne vertrouwenspersoon fungeert als het aanspreekpunt voor medewerkers wanneer zich problemen voordoen op het gebied van psychosociale risico’s, zoals pesten, ongewenst seksueel gedrag, agressie, stress en conflicten. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht, werkt toekomstgericht, is objectief en onpartijdig, en oordeelt niet over het functioneren van medewerkers.

---

Hoe kan een vertrouwenspersoon helpen?

Een vertrouwenspersoon heeft geen vastomlijnd takenpakket, maar zijn rol omvat luisteren, steunen, advies geven, doorverwijzen en indien nodig bemiddelen.

Deze taken zijn onderverdeeld in drie grote categorieën:

1. Meewerken aan het collectief preventiebeleid:

• Deelnemen aan de uitwerking van interne procedures in het bedrijf.
• Gegevens van incidenten bij herhaling delen met de preventieadviseur psychosociaal welzijn.
• Regelmatig overleg plegen met de preventieadviseur psychosociaal welzijn.

2. Individuele casussen:

• Raad geven en opvang bieden aan medewerkers.
• Informeel deelnemen aan het zoeken van oplossingen.

3. Administratieve taken:

• Advies verstrekken aan de interne preventieadviseur voor het opstellen van het jaarverslag.
• Opmaken van het jaarverslag zelf voor de zaakvoerders en/of bedrijfsleiding.

---

Wettelijke verplichting:

Organisaties met <20 medewerkers of vrijwilligers:

Momenteel is het geen wettelijke verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen, maar puur een aanbeveling. Tenzij alle leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk dit vragen.

Organisaties met >50 medewerkers of vrijwilligers:

Organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn wettelijk verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze aanwezigheid maakt het voor medewerkers laagdrempelig om tijdig hulp in te roepen, vooral bij zaken als geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag. Let op: er moet minstens één vertrouwenspersoon intern (op de payroll) aangesteld worden.

---

Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn?

De volgende personen komen niet in aanmerking:

• De werkgever zelf.
• Leidinggevend personeel (behalve de twee hoogste rangen).
• Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer.
• Werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of comité voor preventie en bescherming op het werk.
• Leden van de vakbondsafvaardiging en kandidaten voor de verkiezingen van personeelsafgevaardigden.

Wie kan wel vertrouwenspersoon worden?

• Een personeelslid van de werkgever.
• Een externe persoon (indien meer dan 20 werknemers, moet minstens één vertrouwenspersoon intern op de payroll aangesteld zijn).
• De preventieadviseur psychosociale aspecten.
• De interne preventieadviseur, belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.

Bij Ringoir & Associates staan wij klaar om uw organisatie te ondersteunen bij het waarborgen van een gezonde werkomgeving. Neem contact met ons op voor meer informatie over onze diensten en hoe wij uw bedrijf kunnen helpen gedijen.